Digital Document Management

Fase di analisi dei processi AS IS e business case di riferimento

Tramite sessioni dedicate di assessment verifichiamo l’AS IS dei processi aziendali legati ai documenti che transitano in azienda, compresi i flussi dell’incoming, outgoing e internal mail.

Nell’assessment vengono delineati tutti i processi che implicano eventuali workflow approvativi e si stilano i digrammi entità relazione che caratterizzano ogni processo.

Dall’analisi accurata dell’AS IS siamo in grado di proporre un TO BE coerente con i processi analizzati e associarli alle soluzioni che maggiormente si adattano alla realtà aziendale specifica.

L’esito dell’assessment produce come deliverable un Business Case con l’analisi dei costi cessanti verso quelli emergenti dando una stima del ritorno sull’investimento.

Fase di scelta delle soluzioni migliori che si calano meglio nella realtà aziendale analizzata.

Con i dati ottenuti nell’attività di Assessment i nostri specialisti delineano i Business Requirements e propongono una soluzione in linea con il modello organizzativo trovato, dando evidenza dei risultati ottenibili tramite i documenti di Critical to Quality, di Measurement plan e l’adozione di un Risk Management Plan.

Il successivo passo é l’implementazione del Logical and Physical Design: la soluzione che porta alla scelta del migliore Document Management System per la specifica realtà aziendale.

Fase successiva all’adozione del DMS è la possibile Conservazione Digitale dei documenti, che consente di sgravare completamente l’organizzazione di tutta la gestione fisica della carta, compresa la relativa archiviazione in magazzino, consentendo la completa dematerializzazione dei processi aziendali che divengono così molto più snelli e flessibili, completamente digitali e con tutti i benefici che ne derivano: dati sempre disponibili, in tutta sicurezza, ovunque e da qualunque dispositivo mobile (PC, Tablet e smartphone) dotato di connessione internet.

Identificata la soluzione più coerente in collaborazione con il Management Organizzativo del cliente si passa alla valutazione  della sua Integrazione con i sistemi già in essere, nel rispetto degli standard aziendali per le tecnologie adottate e interagendo con esse in maniera trasparente e sinergica.

Questo è reso possibile dall’adozione di soluzioni basate sulla medesima tecnologia o che mettono a disposizione appositi plugin che consentono una interazione semplice e non invasiva.

La System Integration garantisce la solidità del dato e un fluido passaggio di informazioni tra i vari sistemi, realizzando l’interazione tra differenti applicativi. L’utente potrà passare da una applicazione all’altra mantenendo la stessa logica di interrogazione e lo stesso formato delle informazioni, con la percezione di utilizzare una struttura solida, omogenea e compatta.

E’ possibile, con la semplice aggiunta di “bottoni” che scatenano eventi strutturati sulla nuova applicazione, offrire nuove funzionalità operative all’interno di un software applicativo già in uso consentendo una interazione trasparente con i nuovi sistemi.

Fase di implementazione della soluzione in base alle scelte effettuate nelle fasi precedenti e golive assistito.

Questa è la fase di Implementazione effettiva del progetto che deriva dalle decisioni prese negli step precedenti: le attività sono pianificate, le tecnologie e le soluzioni sono state selezionate. Durante questa fase tutte le attività sono dettagliate in un Gantt di progetto (Project Plan) che ne stabilisce le tempistiche e  le responsabilità  di attuazione.

Al termine del Deployment la soluzione é pronta per il rilascio che deve comprendere anche i manuali di utilizzo, le sessioni di training  o la realizzazione di webinar disponibili on line.

Particolare cura  è posta nella fase di Addestramento dei responsabili dei processi – ora riorganizzati in digitale – con lo scopo di renderli autonomi nello svolgere le loro attività e in grado di supportare gli utenti nelle loro mansioni. Speciali sessioni di training saranno dedicate al personale ITC del cliente che saranno formati per le manutenzioni programmate e delle configurazioni del sistema e dei backup.

La fase di Golive permette agli utilizzatori del sistema di effettuare una fase di “utilizzo assistito” della soluzione software e delle sue potenzialità. IN questa fase sono previste le attività di “fine tuning” per “aggiustare” gli ultimi accorgimenti e configurazioni in caso di necessità.

Segue quindi il rilascio ufficiale della soluzione.

Il processo progettuale permette di demandare, in tutto  o in parte, la gestione della soluzione in outsourcing o utilizzando la tecnologia cloud.